Stress Management - Phần 3: Chiến Lược Ứng Dụng Kiểm Soát và Phòng Tránh Stress

PROCOACH TRAINING SYSTEMS 1STRESS MANAGEMENT Workbook PHẦN 3 : CHIẾN LƯỢC ỨNG DỤNG THỰC HÀNH KIẾM SOÁT VÀ PHÒNG TRÁNHSTRESS Nội dung bài học : I. ỨNG DỤNG SUY NGHĨ TÍCH CỰC ĐỂ GIẢM THIỂUSTRESS II. HỌC CÁCH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ BẰNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN 1. Giá trị của thời gian 2. Bạn sử dụng thời gian có tốt không ? 3. Nhật kí thời gian 4. Nguyên nhân gây lãng phí thời gian 5. Các nguyên tắc quản lí thời gian 6. Lập mục tiêu “SMART” 7. Lập kế hoạch ỨNG DỤNG SUY NGHĨ TÍCH CỰC ĐỂ GIẢM THIỂUSTRESS Tư duy tích cực giúp bạn quản lý stress và thậm chí còn giúp cải thiện tình hình sức khỏe của bạn. Hãy thực hành cách vượt qua suy nghĩ tiêu cực về bản thân bằng những ví dụ được cung cấp bởi các nhân viên của Mayo Clinic [một trong những bệnh viện hàng đầu nước Mỹ] như sau: PROCOACH TRAINING SYSTEMS 2STRESS MANAGEMENT Workbook Ly nước của bạn cạn một nửa, hay đầy một nửa? Cách mà bạn trả lời câu hỏi muôn thuở về tư duy tích cực này có thể sẽ phản ánh cách nhìn về cuộc sống của bạn, thái độ của bạn đối với chính bạn, và cho thấy bạn là người lạc quan hay bi quan – và thậm chí nó cũng thể ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn. Thật vậy, một số nghiên cứu cho thấy rằng các đặc điểm tính cách như lạc quan hay bi quan cũng có thể gây ảnh hưởng đến sức khỏe và sự hạnh phúc của bạn. Suy nghĩ tích cực thường đi đôi với sự lạc quan và nó là yếu tố quan trọng giúp quản lí stress hiệu quả. Việc quản lý stress hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho sức khỏe của chúng ta. Nếu bạn có xu hướng bi quan, cũng đừng nên thất vọng – bạn có thể học các kỹ năng tư duy tích cực sau đây Hiểu biết về tư duy tích cực và tự kỷ ám thị Tư duy tích cực không có nghĩa là bạn chôn đầu dưới cát và dửng dưng trước các tình huống khó khăn trong cuộc sống. Tư duy tích cực có nghĩa là bạn tiếp nhận điều rắc rối bằng một thái độ tích cực và lac quan. Bạn nghĩ rằng điều tốt nhất sẽ xảy ra, chứ không phải điều tồi tệ nhất. Tư duy tích cực thường bắt đầu bằng cách tự kỷ ám thị. Tự kỷ ám thị là dòng chảy bất tận của những suy nghĩ âm thầm chạy qua đầu bạn mỗi ngày. Những luồng suy nghĩ tự động này có thể là tích cực, cũng có thể là tiêu cực. Một trong số các tự kỷ ám thị của bạn thì xuất phát từ logic và lí do. Và một số các tự kỷ ám thị khác có thể phát sinh từ những quan niệm sai lầm do chính bạn tạo ra do thiếu thông tin. Nếu những suy nghĩ lẩn quẩn trong tâm trí bạn hầu hết là những suy nghĩ tiêu cực, thì cách nhìn về cuộc sống của bạn cũng trở nên bi quan. Nếu suy nghĩ của bạn chủ yếu là tích cực, thì bạn thường là người lạc quan – người thực hành tư duy tích cực. Các lợi ích về sức khỏe của tư duy tích cực Các nhà nghiên cứu tiếp tục khám phá những tác động của suy nghĩ tích cực và lạc quan lên sức khỏe của chúng ta. Lợi ích sức khỏe mà suy nghĩ tích cực có thể mang lại là:  Tăng tuổi thọ  Giảm thiểu trầm uất  Giảm thiểu mức độ stress  Tăng khả năng chống cảm lạnh thông thường  Cải thiện về mặt tâm lý và thể chất  Giảm nguy cơ tử vong do bệnh tim mạch  Kỹ năng ứng phó trong thời khó khăn và thời nhiều stress Cũng không rõ tại sao những người suy nghĩ tích cực thường có những trải nghiệm lợi ích về sức khỏe. Một giả thuyết cho rằng tư duy tích cực sẽ giúp bạn đối phó tốt hơn với nhũng tình huống căng thẳng, làm giảm những tác động của stress gây hại đến sức khỏe thể chất của bạn. Giả thuyết này cũng cho rằng những người tích cực và lạc quan có xu hướng sống lối sống lành mạnh – họ hoạt động thể lực nhiều hơn, theo một chế độ ăn uống lành mạnh, không hút thuốc hoặc uống rượu quá mức. PROCOACH TRAINING SYSTEMS 3STRESS MANAGEMENT Workbook Nhận dạng những suy nghĩ tiêu cực Bạn không chắc liệu cách tự kỷ ám thị của bạn là tích cực hay tiêu cực? Dưới đây là một số hình thức tự kỷ ám thị tiêu cực phổ biến: Cái lọc. Bạn phóng đại những khía cạnh tiêu cực của một tình huống và lọc ra tất cả những mặt tích cực của nó. Ví dụ như, bạn có một ngày tuyệt vời tại nơi làm việc. Bạn hoàn thành nhiệm vụ của bạn trước thời hạn và được khen ngợi đã hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả. Nhưng bạn đã quên một bước nhỏ. Tối hôm đó, bạn chỉ tập trung vào lỗi của bạn và quên đi những lời khen ngợi mà bạn nhận được. Cá nhân hoá. Khi có điều gì xấu xảy ra, bạn sẽ tự động tự trách mình. Ví dụ, bạn nhận được tin là buổi hẹn ăn tối với bạn bè bị hủy bỏ, bạn sẽ cho rằng kế hoạch bị thay đổi là vì không ai muốn ở xung quanh bạn. Thảm họa hóa mọi vấn đề. Bạn sẽ tự động dự đoán điều tồi tệ nhất. Lái xe đến quán cà phê, bồi bàn phục vụ sai món bạn đã gọi và bạn tự động nghĩ rằng phần còn lại trong ngày của bạn sẽ là một thảm họa. Phân cực. Bạn nhìn thấy mọi thứ chỉ như là tốt hoặc xấu, đen hoặc trắng. Không có khoảng giữa. Bạn cảm thấy rằng bạn hoặc là hoàn hảo hoặc là thất bại hoàn toàn. Tập trung vào suy nghĩ tích cực Bạn có thể học để biến những suy nghĩ tiêu cực thành suy nghĩ tích cực. Quá trình này rất đơn giản, nhưng nó mất thời gian và thực hành – trước hết bạn phải tạo ra một thói quen mới. Dưới đây là một số cách để suy nghĩ và hành xử theo một cách tích cực và lạc quan hơn: Xác định lĩnh vực nào bạn cần thay đổi. Nếu bạn muốn trở nên lạc quan hơn và tư duy tích cực hơn, trước tiên hãy xác định các lĩnh vực của cuộc sống của bạn mà bạn thường có suy nghĩ tiêu cực, ví dụ công việc của bạn, chuyện đi đi về về mỗi ngày, hoặc một mối quan hệ nào đó… Bạn có thể bắt đầu nhỏ thôi, bằng cách tập trung vào chỉ một lĩnh vực để dễ tiếp cận một cách tích cực hơn. Kiểm tra chính mình. Định kz trong ngày, dừng lại và đánh giá những gì bạn đang suy nghĩ. Nếu bạn thấy rằng suy nghĩ của bạn chủ yếu là tiêu cực, cố gắng tìm một cách để đặt một suy nghĩ tích cực vào chúng. Mở rộng sự hài hước. Tự cho phép mình mỉm cười hay cười thật to, đặc biệt là trong những thời điểm khó khăn. Tìm kiếm sự hài hước trong cuộc sống hàng ngày. Khi bạn có thể cười vào cuộc sống, bạn cảm thấy bớt căng thẳng. Sống một lối sống lành mạnh. Tập thể dục ít nhất ba lần một tuần sẽ tác động tích cực đến tâm trạng của bạn và giúp làm giảm căng thẳng. Thực hiện một chế độ ăn uống lành mạnh để tạo năng lượng cho tâm trí và cơ thể của bạn. Và học cách quản l{ căng thẳng. PROCOACH TRAINING SYSTEMS 4STRESS MANAGEMENT Workbook Bao bọc bạn bằng những người tích cực Hãy chắc chắn rằng những người thân cận trong đời sống của bạn là người tích cực, có thể hỗ trợ bạn, và cho bạn những lời khuyên hữu ích. Những người tiêu cực có thể làm tăng mức độ căng thẳng của bạn và làm cho bạn nghi ngờ khả năng quản lý stress của bạn bằng những cách lành mạnh. Thực hành tự kỷ ám thị tích cực. Bắt đầu bằng cách làm theo một quy tắc đơn giản sau: Đừng nói bất cứ điều gì với chính mình mà bạn không muốn nói với bất cứ ai khác. Hãy nhẹ nhàng và khích lệ với chính bản thân bạn. Nếu một { nghĩ tiêu cực đi vào tâm trí của bạn, hãy đánh giá nó một cách hợp lý và tự nhủ với chính mình bằng những điều tốt đẹp về bản thân bạn. Dưới đây là một số ví dụ về tự kỷ ám thị tiêu cực và cách để bạn có thể thay đổi chúng bằng những tư duy tích cực. Tự kỷ ám thị tiêu cực Tư duy tích cực Tôi chưa bao giờ làm việc đó Đây là cơ hội để học một cái mới Nó quá phức tạp Tôi sẽ giải quyết nó từ một góc độ khác Tôi không có các nguồn lực Sự cần thiết là mẹ của sáng chế Tôi không thể đưa nó vào lịch trình của tôi, nhưng Tôi quá lười biếng để làm việc này có thể kiểm tra lại một số ưu tiên Không có cách nào để nó hoạt động Tôi có thể cố gắng để làm nó hoạt động Đó là một thay đổi quá cực đoan Hãy thử may rủi Không ai muốn giao tiếp với tôi Tôi sẽ xem có thể mở các mối quan hệ Tôi không khá hơn được trong việc này Tôi sẽ thử lại lần nữa Thực hành suy nghĩ tích cực mỗi ngày Nếu bạn có xu hướng có cái nhìn tiêu cực về cuộc sống, đừng cố mong đợi để trở thành một người lạc quan chỉ qua một đêm. Nhưng với thực hành, thì dần dần các tự kỷ ám thị của bạn sẽ giảm bớt chỉ trích bản thân và thêm chấp nhận bản thân mình hơn. Bạn cũng có thể sẽ ít phê bình thế giới xung quanh bạn hơn. Thêm vào đó, khi bạn chia sẻ tâm trạng và kinh nghiệm tích cực cuả bạn, thì chính bạn và những người xung quanh bạn sẽ hưởng được sự gia tăng tình cảm. Thực hành tự kỷ ám thị tích cực sẽ cải thiện cách nhìn của bạn. Khi bạn đang ở trong một tâm trạng lạc quan, bạn có thể giải quyết những căng thẳng hàng ngày bằng các cách có tính xây dựng hơn. Sau đây là 7 biện pháp có ích để bắt đầu rèn luyện lại tư duy của bạn: 1. Dùng những câu khẳng định để xác định với chính mình là cách có thể khiến nâng đỡ mình tránh đi tiêu cực và thành tích cực. Ví dụ : Mình đang cố gắng, mình sẽ làm được, ngày hôm nay tuy hơi âm u , nhưng chốc nũa trời sẽ đẹp…… 2. Dùng ngôn ngữ tích cực: Ngôn từ là cái thể hiện bạn rõ nét, nói lên bạn là ai. Theo Dr Susan Feffers : Không quan trọng ở việc chúng ta tin bao nhiêu vào những lời đó, mà chính là khi ta nói ra ta làm cho tiềm thức của chúng ta tin vào những lời này. PROCOACH TRAINING SYSTEMS 5STRESS MANAGEMENT Workbook 3. Tạo ra một bảng điều khiển liệt kê những gì bạn muốn cho cuộc đời bạn : hình ảnh về chính bạn , về ngôi nhà bạn muốn có, công việc bạn muốn làm … Sử dụng những từ tích cực , không cường điệu mà diễn tả được phần ước vọng sâu nhất. 4. Tạo những hình ảnh tích cực dù nhỏ xung quanh bạn, bắt đầu từ việc tự tin vào khả năng của bạn 5. Biết tri ân cuộc đời , mọi người có thiện { và giúp mình từ những việc nhỏ nhất. Nói nhiều lời cám ơn từng giờ hay từng ngày. 6. Nghe nhạc tích cực, nhạc vui- yêu đời, đọc những tư tưởng tích cực và chuyện về những con người tích cực 7. Sử dụng tư duy tích cực ngay trong khi đang luyện tập. Trước hết ta hãy bớt hoài nghi cuộc đời. Đừng luôn nghi ngờ rằng mọi cái đều không thể tin được hay phải luôn cảnh giác vì cuộc đời là một đấu trường và người ta đều là đối thủ của nhau. Và hãy tin rằng với tư duy tích cực thì luôn có những điều ( too good to be true )nghe chừng có vẻ khó tin, nhưng là hiện thực. HỌC CÁCH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ BẰNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN I. Giá trị của thời gian Tất cả chúng ta đều có cùng một tài sản, đó là thời gian – 1440 phút/ngày. Thời gian được ví như vàng và là thứ tài sản không thể tái tạo được, không thay đổi được, không mua bán được. PROCOACH TRAINING SYSTEMS 6STRESS MANAGEMENT Workbook Có người đã viết “Muốn biết giá trị một đời người, hãy hỏi người đang hấp hối; muốn biết giá trị một năm, hãy hỏi sinh viên trượt đại học; muốn hiểu hết về giá trị của một tháng, hãy tiếp xúc với người mẹ đã phải sinh con thiếu tháng; để hiểu được giá trị của một tuần, hãy đến gặp tổng biên tập của tờ báo tuần; muốn biết giá trị một ngày, hãy hỏi tù nhân; muốn biết giá trị một giờ, hỏi người đang chờ đợi; để đánh giá đúng giá trị của một phút, hãy đặt mình vào tình cảnh của một người vừa lỡ chuyến bay hoặc chuyến tàu; muốn biết giá trị một giây, hãy hỏi người vừa thoát chết khỏi tai nạn; và để đánh giá đúng giá trị của một phần ngàn giây, hãy đến gặp người vừa mất huy chương vàng tại kz thi đấu thể thao Olympic”. “1 giây không nhiều nhưng cũng không ít. 1 giây không làm được gì nhưng có thể làm được tất cả; 1 giây là thời gian, mà thời gian là vòng xoay bất tận, 1 giây của hôm nay không như 1 giây của hôm qua và càng không giống 1 giây của ngày mai. Hãy sống để không bao giờ phải hối tiếc dù chỉ 1 giây ngắn ngủi. Có thể chỉ 1 giây sẽ thay đổi cuộc đời người.” Vì những đặc điểm trên, chúng ta cần phải nhìn nhận giá trị thời gian và quí trọng nó; thật sự chúng ta không bao giờ quản l{ được thời gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp và sử dụng thời gian sao cho hiệu quả nhất. Ai cũng có thể làm chủ được thời gian, chỉ cần học, luyện tập, kỷ luật và kiên trì thì sẽ làm chủ được thời gian. Hãy nhớ rằng: “Tiền có thể mua được một chiếc đồng hồ nhưng không mua được thời gian” và “Thời gian không bao giờ chờ đợi ai”. II. Bạn sử dụng thời gian tốt không? Bạn hãy hoàn thành bảng câu hỏi trắc nghiệm bên dưới bằng cách khoanh tròn 3 (“thường xuyên”) hoặc 2 (“thỉnh thoảng”) hoặc 1 (“chưa bao giờ”) tương ứng với câu hỏi; sau đó, bạn cộng các kết quả lại để có được một đáp án về việc sử dụng thời gian của bạn. Câu hỏi Thường xuyên Thỉnh thoảng Chưa bao giờ 1. Mỗi ngày bạn đều bỏ ra một khoảng 3 2 1 thời gian để lập kế hoạch làm việc cho ngày mai 2. Bạn sẽ giải quyết những vấn đề lớn 3 2 1 trước tiên 3. Bạn có thể hoàn thành mọi việc trong 3 2 1 kế hoạch hằng ngày 4. Bạn có thể hoàn thành công việc đúng 3 2 1 thời hạn mà không vội vàng 5. Góc học tập của bạn luôn ngăn nắp gọn 3 2 1 gàng 6. Bạn có thể tìm thấy những tài liệu đã 3 2 1 được cất giữ lâu một cách nhanh chóng 7. Bạn không gặp khó khăn trong việc 3 2 1 quyết định xem sẽ làm việc gì tiếp theo 8. Bạn đã nộp bài tập theo đúng kế hoạch 3 2 1 và yêu cầu của giáo viên PROCOACH TRAINING SYSTEMS 7STRESS MANAGEMENT Workbook 9. Bạn có vừa ăn vừa đọc sách, báo hoặc 3 2 1 xem tivi 10. Bạn có chỉnh lại đồng hồ đeo tay và 3 2 1 đồng hồ treo tường để thời gian được chính xác Tổng số điểm : Đáp án cho việc sử dụng thời gian của bạn:  Điểm 27 – 30: Bạn rất giỏi trong việc sắp xếp và sử dụng thời gian. Bạn nên tiếp tục duy trì và phát huy cách sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn.  Điểm 24 – 26: Bạn sắp xếp và sử dụng thời gian khá tốt. Bạn nên dành thêm thời gian quan tâm đầu tư vào việc sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hợp lí hơn thì hiệu quả học tập và công việc của bạn sẽ cao hơn.  Điểm 10 – 23: Khả năng sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém. Bạn hãy phân tích cẩn thận các nguyên nhân để có thể sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả hơn. III. Nhật ký thời gian Nếu bạn đang sử dụng thời gian chưa hiệu quả thì việc đầu tiên nên làm là xem xét một cách cẩn thận về việc phân bổ thời gian cho các công việc. Hiện tại, bạn dành bao nhiêu thời gian trong ngày cho việc: Học tập? Lướt web, Facebook, Zalo…? Nghe hoặc nhắn tin điện thoại? Đi chơi hoặc uống café với bạn bè? Đi mua sắm? … Việc phân tích cách bạn phân bổ và sử dụng thời gian là giải pháp tốt nhất giúp bạn biết bạn đã lãng phí thời gian vào những việc gì để có thể phân bổ lại thời gian cho hợp lí hơn. Một công cụ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hiện trạng phân bổ và sử dụng thời gian là Nhật ký thời gian. Bạn có thể tham khảo mẫu nhật ký thời gian bên dưới hoặc điều chỉnh cho phù hợp với bạn. Khi lập nhật ký thời gian, bạn nên bắt đầu từ thời điểm bắt tay vào công việc đầu tiên cho đến khi kết thúc công việc cuối cùng trong ngày để nghỉ ngơi. PROCOACH TRAINING SYSTEMS 8STRESS MANAGEMENT Workbook Điều quan trọng là bạn phải ghi lại các công việc cùng với thời lượng đã sử dụng một cách chính xác và theo trình tự thời gian. Không chỉ ghi lại các công việc lớn, quan trọng chiếm nhiều thời gian hoặc đã được lên lịch trước như lên lớp, học nhóm, đi làm thêm… mà cả các việc nhỏ, không quan trọng nhưng vẫn chiếm thời gian trong ngày của bạn như đi chợ, nấu ăn, giặt quần áo, đi mua sắm hay ngồi tán gẫu với bạn bè…. Để phân tích việc phân bổ và sử dụng thời gian, bạn phải ghi lại nhật ký thời gian ít nhất là 3 ngày, kết quả sẽ tốt hơn nếu bạn ghi nhật ký thời gian trong một tuần. Sau khi có nhật ký thời gian, bạn tiến hành phân tích nhật ký. Công việc phân tích nhật ký thời gian gồm 2 bước: Bước 1: Phân loại công việc theo các nhóm Bước 2: Nhận định cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc. Bước 1: Phân loại công việc theo các nhóm. Việc phân loại công việc theo nhóm dựa vào bản chất công việc. Công việc (CV) có thể được phân loại thành 3 nhóm như sau: Nhóm CV 1: Công việc phục vụ nhu cầu cá nhân (vệ sinh cá nhân, ăn uống, giặt đồ, ...) Nhóm CV 2: Công việc phục vụ cho học tập, công tác PROCOACH TRAINING SYSTEMS 9STRESS MANAGEMENT Workbook Nhóm CV 3: Công việc dành cho xã hội, gia đình và sở thích Sau khi hoàn thành việc phân loại công việc, bạn tính tỷ lệ phần trăm (%) thời gian bạn đã sử dụng cho từng nhóm công việc. Tỷ lệ % thời gian cho từng nhóm công việc của bạn: Nhóm CV1: ………..% Nhóm CV 2: ……….% Nhóm CV3: ………..% Bước 2: Nhận định cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc. Bạn có thể nhận định về cách phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc thông qua trả lời các câu hỏi sau:  Bạn đã dành thời gian nhiều nhất cho nhóm công việc nào?  Bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho công việc học tập?  Bạn có đang làm quá nhiều công việc so với khả năng của bạn không?  Bao nhiêu thời gian của bạn bị “đánh cắp” vào những việc không phải của bạn hoặc không thực sự cần đến sự có mặt của bạn? PROCOACH TRAINING SYSTEMS 10STRESS MANAGEMENT Workbook Kết quả phân tích nhật ký thời gian sẽ là cơ sở để bạn phân bổ thời gian cho các nhóm công việc hợp lý hơn khi bạn lập kế hoạch làm việc sau này. IV. Nguyên nhân gây lãng phí thời gian Chúng ta thường lãng phí thời gian bởi vì những nguyên nhân sau:  Thiếu các mục tiêu: khi không đặt ra mục tiêu, bạn sẽ không biết mình nên làm gì có ích cho cuộc sống của mình, không biết công việc nào quan trọng để ưu tiên làm trước.  Đặt quá nhiều mục tiêu: khi có quá nhiều mục tiêu, bạn sẽ mất nhiều thời gian cân nhắc lựa chọn mục tiêu khi thực hiện các mục tiêu.  Làm việc không có kế hoạch: bạn sẽ không kiểm soát được các việc cần làm, bạn sẽ rơi vào tình trạng lúc thì thảnh thơi lúc thì “vắt chân lên cổ” để giải quyết công việc. Tuy nhiên, công việc đã được lên kế hoạch không phải cứng nhắc được thực hiện theo thời gian đã định trong kế hoạch, đôi khi chúng ta phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với tình trạng công việc và khi có những tình huống bất ngờ đến.  Góc học tập, làm việc, sinh hoạt không gọn gàng: bạn sẽ mất thời gian để tìm kiếm vật dụng học tập/làm việc/sinh hoạt khi bạn cần  Điện thoại – internet: thời gian sẽ lãng phí nếu bạn dành nhiều thời gian cho nhắn tin, chat, chơi game, các mạng xã hội ….  Tính trì hoãn: những lúc bạn chần chừ, trì hoãn công việc là lúc thời gian trôi qua lãng phí. Điều này sẽ làm cho công việc của bạn bị dồn đống.  Không có khả năng nói “KHÔNG”: khi bạn không nói “Không” với những công việc mà người khác nhờ bạn làm, bạn đã làm mất thời gian của chính mình với những công việc không phải của mình. V. Các nguyên tắc quản lý thời gian 1. Xác định mục tiêu: Việc xác định mục tiêu sẽ là động lực để bạn phấn đấu. Mục tiêu sẽ định hướng cho các hoạt động của bạn. Hãy xem thêm mục IV – Lập mục tiêu SMART. 2. Liệt kê những việc phải làm: Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố gắng sử dụng trí nhớ của bạn để nhớ nhiều công việc dẫn đến bạn bị quá tải thông tin. Việc lập danh sách các việc phải làm là một cách rất tuyệt để sắp xếp và kiểm soát các công việc của bạn. Một trong những điều quan trọng là đảm bảo danh sách công việc thật khả thi. Không ai thích thú với danh sách quá dài và 2/3 công việc trong danh sách đó vẫn chưa được hoàn thành. PROCOACH TRAINING SYSTEMS 11STRESS MANAGEMENT Workbook - Hãy nhớ rằng, lên danh sách những chuyện cần làm (như học tập, nghiên cứu, vui chơi, giải trí, ăn uống, nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân, tập thể dục, dành thời gian cho gia đình, hoạt động xã hội, công việc, đến những câu lạc bộ hữu ích, suy ngẫm…) chỉ phát huy tác dụng nếu bạn phân bổ giới hạn thời gian phù hợp cho mỗi nhiệm vụ. Và đừng quên ghi chú lên lịch làm việc. Cách làm mang tính kỷ luật này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc, mà còn cải thiện khả năng ước định thời lượng cũng như tăng tốc khi cần. 3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách các công việc phải làm sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật quan trọng hoặc khó khăn. Một chuyên gia nói rằng: “Bạn chỉ có hai cánh tay và một cái đầu vì vậy vác ba, bốn bao tải cùng lúc là điều không thể. Chính vì vậy, một chính sách mà bạn cần thi hành là ưu tiên những việc quan trọng nhất và tập trung hết tốc lực vào nó. Bạn có thể sẽ được sếp giao cho giải quyết cùng lúc hai hoặc ba nhiệm vụ và tất cả đều cần được hoàn thành một cách tốt nhất. Hãy suy nghĩ và tìm ra đâu là việc làm quan trọng hơn cả và thực hiện nó đầu tiên, sau đó là các bước tiếp theo”. 4. Dành thời gian hiệu quả nhất cho việc quan trọng: Thành công trong việc quản lý thời gian xuất phát chủ yếu từ sự tự quan sát bản thân và môi trường xung quanh của bạn. Đầu tiên, hãy chú { đến nhịp sinh học của bạn. Bạn cảm thấy tỉnh táo hơn và có thể làm việc vào buổi sáng hay vào buổi tối? Ngoài ra, hãy để { xem trong trường hợp nào bạn có cơ hội tốt nhất để hoàn thành công việc. 5. Lập kế hoạch thực hiện: Dù bạn đã thực hiện bốn nguyên tắc nêu trên, có một nguyên tắc quản lý thời gian rất quan trọng: lập kế hoạch thực hiện. Nếu bạn chưa từng làm như vậy, hãy mua một lịch để bàn và một cuốn sổ để lập kế hoạch hàng tuần, thậm chí hàng ngày. Hãy viết các công việc quan trọng, ngày đến hạn và các thời hạn của các công việc này trên lịch hàng tháng để giúp bạn theo dõi những ngày quan trọng sắp đến. Sau đó, bạn sử dụng lịch nhắc việc để lên lịch trình hàng tuần hoặc hàng ngày. Hãy xem thêm mục V – Lập kế hoạch. 6. Mang theo một quyển sổ nhỏ: Bạn không bao giờ biết khi nào thì bạn sẽ có những { tưởng lớn hoặc sự thông thái sáng suốt. Vì vậy, bạn nên mang theo một quyển sổ nhỏ để khi đi tới đâu bạn cũng có thể ghi lại được suy nghĩ của mình. Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể sẽ quên mất. Một cách khác là bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số. 7. Tận dụng thời gian “chết”: Bạn có thể tận dụng thời gian “chết” để làm một số việc và như vậy bạn sẽ tiết kiệm thời gian. Chẳng hạn, bạn có thể tận dụng thời gian ngồi chờ ở phòng khám để tranh thủ ghi lại những thứ đồ linh tinh PROCOACH TRAINING SYSTEMS 12STRESS MANAGEMENT Workbook cần mua hoặc trong lúc đợi nồi cá kho trên bếp có thể ăn được thì bạn có thể quét nhà. Nếu có những cơ hội như vậy hãy tận dụng triệt để, và ghi nhớ rằng bạn hoàn toàn có thể sử dụng chúng để thư giãn khi cần thiết. 8. Tạo cho mình tính kỷ luật và thói quen: Việc vận dụng các nguyên tắc trên để quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi bạn có tính kỷ luật và rèn luyện thường xuyên để tạo thói quen. Nếu bạn đã lập kế hoạch thực hiện cụ thể, nhưng bạn không có kỷ luật tuân thủ thực hiện công việc theo thời gian đã xác định trong kế hoạch thì kế hoạch của bạn sẽ bị phá vỡ. Điều này có nghĩa là bạn đã không quản l{ được thời gian. 9. Nhận ra các thói quen xấu: Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy mục tiêu của bạn và hạn chế thành công của bạn. Sau khi lập xong danh sách, bạn hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của bạn. Bạn hãy nhớ rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế nó bằng một thói quen tốt. 10. Học cách nói “không”: Là một kỹ năng được nhiều chính trị gia nổi tiếng như Tổng Thống Obama, Bill Gates,… sử dụng thành công. Nhẹ nhàng nói “không” với những thứ không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn. Bạn chỉ có chính xác 24 giờ trong một ngày để làm những điều mà bạn cần làm, nếu bạn không học cách từ chối với những điều không quan trọng,0 bạn sẽ ngập đầu với những công việc mà không mang lại hiểu quả. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những mục tiêu quan trọng của bản thân bạn. Tâp trung thời gian vào những việc quan trong sẽ giúp bạn thành công. 11. Từ bỏ tư tưởng trì hoãn Một chuyên gia cho rằng: “Tư tưởng trì hoãn công việc là kẻ thù của thành công. Nhiều người có kỹ năng cần thiết và tài năng để thực hiện nhiệm vụ nhưng lại quá lười biếng và luôn tồn tại tư tưởng “chây z”. Mỗi ngày tích một chút công việc nghĩa là mỗi ngày bạn phí phạm một lượng thời gian đáng kể và tiếp tay nuôi dưỡng thói quen xấu”. Do đó, bạn hãy từ bỏ tính trì hoãn công việc để có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn. VI. Lập mục tiêu SMART Mục tiêu của bạn trong 5 năm tới là gì? Bạn sẽ trở thành một doanh nhân thành đạt hay là một luật sư, bác sĩ, kỹ sư nổi tiếng? Để thực hiện được những ước mơ đó bạn không thể ngồi chờ thành công đến tìm mà cần tạo ra cơ hội để thành công. Cơ hội đó chính là việc bạn đặt ra mục tiêu cho chính bản thân mình. Khi xác định mục tiêu, bạn nên quan tâm đến giá trị của nó khi hoàn thành. Với các mục tiêu có giá trị thì động lực để hoàn thành nó là rất lớn. Nếu bạn không hào hứng với kết quả, hoặc mục tiêu không thích PROCOACH TRAINING SYSTEMS 13STRESS MANAGEMENT Workbook hợp với mục tiêu lớn hơn thì bạn sẽ bỏ ít công sức để thực hiện và mục tiêu khó có khả năng hoàn thành. Hãy đặt ra những mục tiêu ưu tiên cần trước chứ đừng đặt ra mục tiêu quá xa vời hoặc nhiều mục tiêu sẽ khiến bạn không đủ thời gian để thực hiện chúng hoặc đuối sức vì mục tiêu cần rất lâu mới hoàn thành. Để xác định mục tiêu cho bản thân, bạn hãy tự trả câu hỏi “Tôi muốn đạt được gì?” Bạn cần theo nguyên tắc dưới đây để mục tiêu của bạn trở thành mục tiêu SMART (thông minh). Specific – Cụ thể: mục tiêu của bạn cần phải có sự rõ ràng cụ thể về cái gì, ai, ở đâu, khi nào và tại sao. Có mục tiêu cụ thể bản thân bạn sẽ biết mình cần gì, biết mình cần bắt đầu từ đâu và khi nào kết thúc. Measurable – Đo lường được: Mục tiêu bạn đặt ra phải đo lường được cụ thể giá cả, số lượng hoặc khối lượng, thời gian … Achievable – Khả thi: Phải đảm bảo mục tiêu đặt ra có khả năng thực hiện được nếu không bạn sẽ dễ dàng mất tự tin và thấy nản lòng. Tuy nhiên đừng đề ra những mục tiêu quá đơn giản hoặc dễ dàng thực hiện với bản thân mình quá. Khi đó bạn sẽ chủ quan và đạt được mục tiêu dễ dàng quá sẽ không tạo ra cho bạn cảm giác hài lòng. Tốt nhất nên thiết lập một mục tiêu thực tế nhưng thử thách để cân bằng mọi thứ khiến bạn phải “nâng cao khả năng” và mang lại sự hài lòng lớn nhất cho bản thân. Relevant – Thích hợp: Khi đặt mục tiêu thích hợp với định hướng cuộc sống và sự nghiệp, bạn có thể tập trung để luôn tiến lên và hoàn thiện mình. Còn nếu đặt mục tiêu quá rộng và không phù hợp, bạn sẽ thấy thời gian sẽ đi một đường, còn cuộc sống sẽ đi một nẻo. Timely – Thời hạn: Mục tiêu phải có thời gian để bạn biết mình cần thực hiện cách nào nhanh nhất, thời gian bạn chờ đợi kết quả là khi nào. Nếu không có thời gian cụ thể sẽ khiến bạn nhanh nản lòng. VII. Lập kế hoạch 1. Ma trận quản lý thời gian Chúng ta đang sống trong một thế giới áp lực về thời gian, một nơi nhìn chung có nhiều công việc/ nhiệm vụ chồng chéo và đòi hỏi sự tập trung ngay lập tức. Do đó, làm thế nào để một người có thể vừa quản lý và làm công việc tốt vừa duy trì được một đầu óc tích cực? Ma trận quản lý thời gian của Covey là một phương pháp hiệu quả cho việc tổ chức những nguồn lực của bạn. PROCOACH TRAINING SYSTEMS 14STRESS MANAGEMENT Workbook Phần tư (I) là cho những việc có thời hạn ngay lập tức và quan trọng Phần tư (II) là cho chiến lược và phát triển lâu dài Phần tư (III) là cho những công việc chen ngang. Những việc chen ngang này thật sự không quan trọng, nhưng ai đó muốn có kết quả ngay. Phần tư (IV) là cho những hoạt động đem đến ít giá trị. Những hoạt động thuộc nhóm này thường được sử dụng cho việc nghỉ giải lao từ những hoạt động quan trọng và bị áp lực thời gian. Nhiều người tìm thấy rằng hầu hết hoạt động của họ rơi vào Phần tư (I) và (III). Phần tư (II) thường được sử dụng ít hơn. Tuy nhiên, Phần tư (II) quan trọng khác thường bởi vì một người phải làm việc một cách chiến lược lẫn khôn khéo. Việc tìm các cách để mở rộng những hoạt động ở Phần tư (II) là một kết quả thông thường từ việc sử dụng ma trận này. Việc sử dụng ma trận: Ma trận quản lý thời gian có nhiều ứng dụng. Hai ứng dụng sẽ được đề nghị ở đây. Việc sử dụng đầu tiên và rõ ràng nhất của ma trận là liệt kê danh sách các hoạt động/việc cần làm hiện tại của bạn và sắp xếp tất cả các hoạt động đó vào ma trận phù hợp. Sau đó, đánh giá lượng thời gian mà bạn phải hoàn thành danh sách công việc, và nếu cần thiết, sắp xếp lại các công việc. Ứng dụng thứ 2 của ma trận là chiến lược đánh giá một tuần. Hãy photo 6 bảng ma trận (xem phụ lục 1) và sử dụng mỗi ma trận cho mỗi ngày làm việc trong tuần, liệt kê các việc/hoạt động và thời gian sử dụng. Vào cuối tuần, tổng hợp dữ liệu của 5 ngày riêng lẻ vào một ma trận (số 6) và tính toán phần trăm PROCOACH TRAINING SYSTEMS 15STRESS MANAGEMENT Workbook thời gian sử dụng trong mỗi ma trận. Sau đó, đánh giá thời gian của bạn được sử dụng tốt như thế nào và liệu bạn có làm việc vượt quá nhu cầu để sắp xếp lại. 2. Lập kế hoạch cá nhân trong ngày Bạn có thể lập kế hoạch hàng ngày theo các bước sau: • Lập danh sách các việc cần làm • Quyết định trình tự giải quyết các công việc cần làm đó • Phân bổ thời gian và tính thời lượng cho từng công việc • Mô tả kết quả cần đạt được của từng công việc Bạn có thể sử dụng biểu mẫu dưới đây để lập kế hoạch cá nhân trong ngày: 3. Lập kế hoạch START Một kiểu kế hoạch khác bạn có thể sử dụng để quản lý thời gian và tổ chức công việc là kiểu STARS. Steps – Các bước công việc  Timing – Thời gian  Assignment – Người thực hiện  Responsibility – Người chịu trách nhiệm  Success Criteria – Tiêu chí thành công  PROCOACH TRAINING SYSTEMS 16STRESS MANAGEMENT Workbook Hoặc Steps – Các bước (số thứ tự) Timing – Thời gian Assignment – Công việc Responsibility – Người chịu trách nhiệm Success Criteria – Tiêu chí thành công PROCOACH TRAINING SYSTEMS 17STRESS MANAGEMENT Workbook Chú ý: 1. Đừng chia quá ít thời gian cho những việc trọng yếu, chỉ để làm xong nhiều việc hơn trong hôm nay, vì như thế bạn sẽ thất bại. Cần xác định đâu là việc cần thêm thời gian và đâu là việc có thể rút ngắn thời gian thực hiện. 2. Cần chú { đôi khi có những việc chen ngang, có những chuyện đột xuất ngoài dự tính, các bạn đều phải ghi nó ra giấy, để xem xét và phân bố lại thời gian. 3. Đánh dấu chéo vào việc đã hoàn thành trong ngày. Dù là việc rất nhỏ nhưng một khi đã làm tròn theo đúng kế hoạch, nó sẽ khiến bạn vui với cảm giác thành công. Câu hỏi và bài tập: 1. Thời gian có giá trị như thế nào? 2. Hãy hoàn thành bảng câu hỏi trắc nghiệm ở mục II – Bạn sử dụng thời gian có tốt không? Từ bảng trắc nghiệm, trình bày kết quả sử dụng thời gian của bạn như thế nào? 3. Hãy lập nhật ký thời gian cho ít nhất 3 ngày gần đây nhất. Bằng việc phân tích các nhật k{ đó, bạn cho biết đã phân bổ thời gian như thế nào cho từng nhóm công việc? 4. Những nguyên nhân nào gây lãng phí thời gian của bạn? 5. Bạn vận dụng những nguyên tắc nào để quản lý thời gian hiệu quả? 6. Hãy viết 1 mục tiêu SMART mà bạn muốn đạt được trong 6 tháng tới. 7. Hãy sử dụng Ma trận quản lý thời gian (xem phụ lục 1) để lập kế hoạch tuần làm việc của bạn

Liên Kết Chéo¶

[[stress-management-phan-1]] - Phần 1: Hiểu Biết Cơ Bản về Stress
[[stress-management-phan-2]] - Phần 2: Phân Tích và Thẩm Định Đánh Giá Stress
[[giac-ngu-va-hieu-suat-tap-luyen]] - Giấc Ngủ và Hiệu Suất Tập Luyện
[[phuc-hoi-sau-tap-recovery]] - Phục Hồi Sau Tập Luyện

Bài viết liên quan¶

[[stress-management-phan-2]]
[[phong-tranh-chan-thuong-nu-tap-gym]]
[[hoi-chung-dau-khop-goi-o-nu]]
[[dau-lung-duoi-phong-ngua-xu-ly]]
[[phuc-hoi-sau-tap-recovery]]